Accesso alle mail dei propri dipendenti da parte del datore di lavoro

EMAIL LUOGO LAVOROGentile avvocato,

A seguito di una controversia sorta sul mio luogo di lavoro vorrei sapere da Lei se è possibile per il datore di lavoro controllare l’e-mail personale e/o aziendale del proprio dipendente e, di conseguenza, pretendere di conoscerne la password della stessa.

La risposta al quesito formulato circa la possibilità che il datore di lavoro possa avere accesso all’indirizzo di posta elettronica personale e/o aziendale dei propri dipendenti merita alcune brevi premesse.
La posta elettronica è, ormai ampiamente equiparata alla posta epistolare.

Tale equiparazione è stata definitivamente sancita anche dal nostro ordinamento con l’introduzione dell’art. 5 della Legge 23 dicembre 1993, n. 547.

In conseguenza di ciò, i messaggi inviati a mezzo e-mail sono soggetti alle stesse di riservatezza e inviolabilità che tutelano la posta.

Tanto più che la segretezza della corrispondenza è diritto tutelato dalla stessa Costituzione che all’art. 15 riconosce come “La liberta’ e la segretezza della corrispondenza e di ogni altra forma di comunicazione sono inviolabili”.

Tale tutela è stata poi resa ancor più evidente dalla previsione nel nostro codice penale dell’art. 616 diretta a punire “chiunque prenda cognizione del contenuto di una corrispondenza chiusa, a lui non diretta, ovvero sottragga, al fine di prenderne o di farne da altri prendere cognizione, una corrispondenza chiusa o aperta, a lui non diretta”.
Come si può ben vedere, però, affinché si possa prevedere tale reato è necessario che si tratti di
corrispondenza chiusa.
Ed allora ecco che occorre rispondere ad una prima domanda: quando l’email può essere qualificata come corrispondenza chiusa? E quando invece può essere considerata aperta e, pertanto, accessibile da parte del datore di lavoro?
Occorre distinguere tra indirizzo e-mail personale e quello fornito dalla propria azienda per il solo invio e ricezione di mail a carattere professionale.
Per ciò che riguarda la prima è pacifico che debba essere considerata corrispondenza chiusa.

Ragion per cui il datore di lavoro non potrà accedervi in alcun modo.

In questo caso, oltre ad incorrere nella fattispecie penale il datore di lavoro potrà essere chiamata a risarcire tutti i danni patrimoniali e non subiti dalla lesione al diritto alla riservatezza, così come previsto dall’art. 152 del Dlgs 196/2003.

Ciò non di meno, occorre che il dipendente non abusi dell’utilizzo della mail personale in orario di lavoro.

Infatti, il datore di lavoro potrebbe arrivare a contestare l’inadempimento contrattuale qualora l’eccessivo utilizzo di tale strumento abbia inciso negativamente sull’attività che il lavoratore avrebbe dovuto svolgere.
Totalmente differente sarà il caso del dipendente che utilizzi, per fini prettamente lavorativi, la mail di lavoro.
In questa seconda ipotesi, infatti, è ormai pacifico che non si rientri nell’ipotesi di corrispondenza chiusa.

Ciò nonostante, occorre stabilire quale sia l’esatto confine tra il diritto del datore di lavoro di verificare che il lavoratore non abusi della e-mail e quello del lavoratore a veder tutelata la propria privacy.
Proprio su tale argomento è intervenuta una deliberazione dell‘Autorità Garante per la Privacy, la n. 13 del 1° marzo 2007, recante linee guida per la posta elettronica ed internet sui luoghi di lavoro.

La soluzione alla quale è addivenuta l’Autorità Garante è stata finalizzata proprio a contemperare i due duplici e contrapposti interessi che indicavamo poc’anzi.
Andando ad analizzare più in dettaglio la suddetta deliberazione, con la stessa,
che possa essere soggette a controlli la posta elettronica il cui account sia stato fornito dal datore di lavoro al dipendente, per svolgere la propria attività.
Tali controlli devono, però, essere attivati dal datore di lavoro attraverso l’adozione di
prescrizioni particolarmente stringenti.
Così,
ad esempio, è opportuno che l’azienda renda disponibili anche indirizzi condivisi tra più lavoratori, ad esempio info@ente.it, rendendo così chiara la natura non privata della corrispondenza.

In aggiunta a tale previsione, si prevede, tra gli altri obblighi, quello di prevedere in caso di assenza del lavoratore, messaggi di risposta automatica con le coordinate di altri lavoratori cui rivolgersi, nonché la possibilità di poter delegare, da parte del dipendente, un altro lavoratore (fiduciario) al fine di verificare il contenuto dei messaggi a lui indirizzati e a inoltrare al titolare quelli ritenuti rilevanti per l’ufficio, ciò in caso di assenza prolungata o non prevista del lavoratore interessato e di improrogabili necessità legate all’attività lavorativa.

Solo nel caso in cui queste misure preventive non fossero sufficienti a evitare comportamenti anomali, gli eventuali controlli da parte del datore di lavoro devono essere effettuati con gradualità, prevedendo come sola extrema ratio, nel caso in cui le anomalie fossero ripetute la possibilità di

passare a controlli su base individuale.

Per ciò che invece riguarda l’acceso ad internet si è disposto che si debba indicare, da parte del datore stesso quali siano i siti internet considerati correlati con la prestazione lavorativa, così da permettere ai dipendenti un accesso continuo agli stessi, prescrivendo, invece, l’utilizzazione di appositi filtri tesi ad impedire, ad esempio, determinate operazioni, quali l’accesso a siti inseriti in una sorta di black list o il download di file musicali o multimediali.

Va peraltro evidenziato, in conclusione, che il datore di lavoro è pienamente legittimato a porre in essere dei controlli a posteriori sulla correttezza dell’operato del dipendente che utilizzi la posta elettronica nel caso in cui ne sospetti l’uso abusivo e che tale condotta non integra quella vietata dall’art. 4 della l. 300/70 (Statuto dei Lavoratori) di controllo all’insaputa sulle modalità di esecuzione della prestazione.

Tale possibilità è stata, peraltro, confermata anche recentemente dalla Suprema Corte di Cassazione Sez. Lavoro con la sentenza n. 2722 del 23 febbraio 2012.

A cura dell’avv. Roberto Ventrella e del dottor Luca Bellezza

STUDIO LEGALE

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