IL CHECKIN 4.0 NON SARA’ LA PLAYSTATION DELL’OSPITALITA’ – DotFlorence Lab 25 Ottobre 2017

Articolo di Maurizio Beolchini

Durante l’ultimo incontro del maggio scorso presso l’Unione Commercianti di Milano “Hotel vs Apartment: le regole del gioco” il presidente di ResCasa Lombardia Raffaele Paletti edalbergatore da due generazioni, parlando della Locazione Turistica da lui comunque esercitata in diverse occasioni ha ricordato come il checkin resti l’unico ed ultimo momento, nel processo della Locazione riconducibile all’ospitalità di tipo tradizionale, suggerendo ai numerosi Host presenti di investire in esso tempo ed attenzione, e sottolineando come il suo superamento porti a modelli sconosciuti di accoglienza di tipo… alieno, che appunto preferiamo non conoscere.

In effetti tutto il modello AIRBNB senza il checkin “fisico” tra i due soggetti della partita gestore ed ospite, diventa la Playstation dell’Ospitalità, una rischiosa caricatura dove tutto è virtuale tranne le nostra case messe letteralmente in gioco “al buio” ed il denaro che l’ospite è disposto a spendere. Ma se questo modello potrebbe avere un senso nei condomini tutti uguali tra loro e perfettamente funzionali distribuiti sullo strand di Miami, nei quali l’ospite via whatsapp comunica in tempo reale con un assistente in grado di dare tutte le risposte dalla gestione dell’aria condizionata alla ricetta  della carbonara, non può funzionare nelle nostre complicate realtà residenziali, tra raccolta differenziata e vicini arrabbiati, impianti spesso vintage e televisori o WI-FI poco self making… ed in ogni caso anche a Miami l’ospite è accolto e guidato con un sorriso e le giuste rassicurazioni, i robot per adesso li lasciamo alle sperimentazioni giapponesi ed ai B movie di fantascienza.

La tecnologia è una grandissima cosa e senza di essa tutto il modello commerciale sul quale è costruito AIRBNB non potrebbe esistere, ma non possiamo chiedergli quello che non può dare né illuderci che possa riempire i vuoti che intendiamo lasciare per pigrizia o per mancanza di tempo , perché semplicemente non può funzionare. La tecnologia propone automatismi per eseguire azioni complesse ma ripetitive, si tratta quindi di analizzare il processo del checkin distinguendo tra le sue diverse parti ciò che la macchina fa meglio di noi per affidarglierlo.

L’obiettivo che ci poniamo non è allontanarci dalla ricezione fisica dell’ospite quanto piuttosto avere il tempo giusto per dedicarsi con maggiore attenzione agli aspetti personali e non delegabili di questa attività.

Riconosciamo tre parti distinte nel checkin:

  1. la prima è quella della raccolta documentale (anagrafica ed eventuali esenzioni dall’imposta di soggiorno)
  2. la seconda è quella commerciale amministrativa relativa all’incasso materiale del’imposta di soggiorno e di eventuali saldi o differenze economiche con quanto concordato all’atto della prenotazione
  3. la terza è quella propriamente residenziale che permette all’ospite di avere una esperienza positiva nel nostro appartamento e nel contesto che lo circonda, dall’uso dell’aria condizionata e dell’ ascensore alla gestione della raccolta differenziata, al ristorante consigliato, alla lavanderia più affidabile, agli orari del checkout ecc…

Lasciamo pure l’accoglienza in casa e la gestione dell’aspetto più propriamente residenziale all’esperienza ed alla capacità comunicativa dei singoli Host per concentrarci piuttosto sugli aspetti, decisamente più critici, attinenti ai fattori legali e normativi dell’ospitalità e di quelli amministrativi ad essa collegati.

Gestione documentale dell’ospite

  • Il contratto di Locazione Turistica

Occorre spiegare all’ospite perché deve firmare un contratto di locazione turistica pure avendo già sottoscritto e spesso prepagato un accordo con il portale.

Alla spiegazione segue obbligatoriamente il contratto stesso, se possibile bilingue (italiano e lingua dell’ospite o almeno in inglese), da fare controfirmare all’ospite.

  • Identificazione dell’ospite

L’esame diretto dei documenti degli ospiti è un obbligo che ha un nome: “identificazione”.

La legge dice senza alcuna possibilità di interpretazione che l’ospite va riconosciuto nella medesima persona risultante nella prenotazione, la responsabilità penale di questa azione è interamente della persona fisica che gli consegna le chiavi.

 

  • Gestione anagrafiche ospiti per portale Alloggiatiweb

L’identificazione è un’azione diversa nel tempo che richiede e nella modalità di svolgimento dalla gestione delle anagrafiche da inviare in questura del capofamiglia/ capogruppo e degli altri eventuali ospiti. Sappiamo peraltro che non tutti sono disponibili a lasciarsi fotografare i documenti così da permettere all’host di  gestire questa fase in un secondo tempo. E’ bene sapere peraltro che questa  prassi è totalmente illegale senza una liberatoria specifica del titolare del documento stesso. La gestione dell’anagrafica del resto non si esaurisce con la sua raccolta ma con il suo invio al portale della Questura, prevedendo quindi una post-azione di elevata responsabilità e soprattutto tempestività.

  • L’imposta di soggiorno

E’ inevitabile avere gli argomenti per spiegare in modo esauriente all’ospite la motivazione dell’importo che deve pagarci cash come richiesto dall’Imposta di soggiorno, valutando e concordando in “diretta” le eventuali riduzioni o esenzioni, e quindi incassando materialmente il dovuto o nel caso gestendone il rifiuto. Anche in questo caso esiste un secondo tempo di inserimento dei dati sul portale del Comune per l’invio della dichiarazione ed il riversamento dell’imposta.

Il nostro obiettivo è risparmiare tutto il tempo possibile nel momento fisico del checkin per restituirlo alla disponibilità ed alla quotidianità dell’host, aiutandolo a superare le difficoltà proprie del confronto con l’ospite sui temi più critici.

Per fare questo utilizziamo la tecnologia per spostare parte di queste criticità proprie del checkin ad un “prima” e ad un “dopo” così da levarle dal periodo fisico dell’incontro lasciando così un tempo maggiore e meno critico per la consegna delle chiavi e la comunicazione delle informazioni “residenziali”.

E’un modello quasi quantistico di utilizzo della funzione tempo e spazio che ci permette di anticipare i confini del checkin ad un diverso momento,  successivo alla prenotazione stessa ma comunque precedente l’arrivo, e di comprendere in esso tutte le azioni temporali solitamente conseguenti al checkin (alloggiati ed imposta soggiorno) in modo da chiudere il processo documentale insieme alla porta di casa.

Piattaforma alloggiati by Hospres e checkin by guest

E’ necessario descrivere almeno brevemente la tecnologia e lo sviluppo di questo processo. Lo definiamo “piattaforma” perché nella sua struttura ospita più funzionalità diverse tra loro, ognuna con un suo programma ed un sua autonoma finalità, ma che riportando una all’altra le informazioni raccolte, come quando si uniscono con una linea colorata i punti numerati su un foglio, realizzano nel loro insieme un disegno molto più ampio e complesso  che andiamo ora a descrivere.

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Aumentare dell'1% il PIL di Firenze con il widget by eventsinflorence.it!

eventsinflorence.itIl team di dotFlorence ha realizzato un sistema che permette a tutti gli operatori turistici di Firenze e Provincia di avere sul proprio sito tutti gli eventi della città (circa 500 l’anno!) sempre aggiornati giorno per giorno e con diversi mesi di anticipo.

Il “widget events” di dotFlorence operativo da Agosto 2014 rappresenterà in prospettiva un eccellente strumento di marketing territoriale per la città.

Il nostro obiettivo infatti è portare tutte le info sugli eventi della città direttamente là dove i turisti, gli studenti e i residenti internazionali le possono trovare (ovvero nei siti web delle strutture ricettive, delle guide turistiche, dei ristoranti, delle scuole e delle Università e nei principali portali di appartamenti, B&B, agriturismi della città e della provincia)

La diffusione capillare di queste informazioni nel web locale metterà gli ospiti internazionali della città in contatto con gli eventi musicali, sportivi, culturali, fieristici  e questo – oltre a trasmettere l’idea di una città pulsante e ricca di eventi – comporterà una ricaduta economica sul territorio in quanto sempre più turisti saranno spinti a partecipare agli eventi della città (una partita della Fiorentina, un concerto all’Opera di Firenze, un film in lingua originale all’Odeon, un ingresso ad una fiera, etc) vivendo la città ben oltre i classici circuiti museali cittadini.

Spesso anche i cittadini stessi e i gestori delle strutture ricettive (ovvero gli ambasciatori “naturali” della città presso gli ospiti internazionali) conoscono solo una minima parte di quello che accade in città (e noi stessi siamo stupiti  di quanti eventi di medio-alto livello si svolgano ogni settimana in città: concerti, musical, spettacoli circensi e teatrali, eventi sportivi, film in lingua originale, mostre classiche e contemporanee, fiere di moda, cibo, arredamento, tecnologia.

Non appena il widget events sarà installato nella maggior parte delle strutture ricettive di Firenze le informazioni sugli eventi della città raggiungeranno milioni di persone che saranno spinte a spendere più soldi in città e magari a rimanere un giorno in più per poter assistere ad un particolare evento. Senza contare – come detto sopra – che la percezione di Firenze – come città immobile adagiata sui fasti del Rinascimento – potrà essere rapidamente modificata dalla pubblicazione annuale di centinaia di eventi cool con l’effetto di un riposizionamento virtuoso della città come destinazione culturale contemporanea.

Il nostro obiettivo di incrementare dell’1% il PIL generato dal turismo in città può sembrare un azzardo ma noi ne siamo convinti perchè un semplice strumento come questo può veramente contribuire alla rinascita della città contemporanea innescando un circolo virtuoso che coinvolgerà i cittadini, i gestori delle strutture ricettive, gli organizzatori di eventi, i turisti, gli studenti italiani e stranieri presenti in città.

Il calendario (sempre aggiornato) con tutti gli eventi di Firenze è disponibile nel sito eventsinflorence.it (sito già operativo ma che sarà pronto in ogni dettaglio a fine settembre 2014):
http://eventsinflorence.it/index.php

Gli eventi sono anche pubblicati in studentsville.it il portale di riferimento per le Università Internazionali di Firenze:
http://www.studentsville.it/events_in_florence.html

Il  widget by eventsinflorence.it sviluppato permetterà di incorporare nel vostro sito un box personalizzato con il vostro logo con tutti gli eventi della città sempre aggiornati in inglese dal nostro team. (circa 500 nuovi eventi l’anno).

eventsinflorence-widget

Il widget presente nei siti coinvolti avrà le seguenti funzionalità:

1)  possibilità di effettuare una ricerca degli eventi per date (così il turista potrà visualizzare quello che accadrà in città proprio nel periodo del  suo soggiorno – anche con settimane di anticipo)
2)  possibilità di stampare gli eventi del periodo che interessa (utile sia al turista che al gestore che avrà così la possibilità di mostrare settimanalmente – in formato cartaceo – tutti gli eventi della città)
3)  possibilità di condividere la pagina attraverso i social
4)  possibilità di visualizzare nella scheda dell’evento anche foto e video (ove presente)
5)  opportunità di avere ogni anno 500 eventi  “classici” (mostre, musei, opera)  e “contemporanei” (live music, sport, fiere) della città direttamente nel vostro sito o su carta (con il vostro logo) presso la vostra reception

Se volete info su come installare il widget events nel vostro sito contattate il nostro staff a: info@dotflorence.com (tel. 055 362181 o 320 2989613)

(per tutti coloro che acquisteranno il widget events entro il 31 Dicembre 2014 il costo sarà di soli € 60 + Iva l’anno

E’ possibile visionare un esempio di widget events nel sito di Fantastic Florence (guida turistica).

www.fantasticflorence.com

I siti realizzati dal dotFlorence team avranno gli eventi completamente integrati nel sito, vedi:

HOTEL DEI MACCHIAIOLI (vedi footer, parte bassa del sito) 
www.hoteldeimacchiaioli.com

CIMATORI B&B  (vedi footer, parte bassa del sito) 
www.cimatori.it

OSTELLO 7 SANTI (vedi footer, parte bassa del sito) 
www.7santi.com

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16 Luglio – XVI Overbooking Cafe @ Silicon Villa – The Summer Edition

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Mercoledì 16 Luglio @ Silicon Villa si svolgerà l’ Overbooking Café Summer Edition e per questa occasione – per chiudere in bellezza la stagione – abbiamo preparato un programma divertente, interessante e coinvolgente!

Gli ospiti della serata saranno:

1) THE FLORENTINE TEAM: I responsabili del più popolare magazine di lingua inglese della città “The Florentine” presenteranno il loro ultimo progetto “The Weekly”, un pdf con tutti gli eventi aggiornati della città facilmente stampabile per poterlo distribuire gratuitamente agli ospiti delle vostre strutture ricettive
>> link TF Weekly . Una presentazione da non perdere!
Durata speech: 7′

Video Presentazione “The Weekly” by The Florentine:

2) SILICON VILLA TEAM: Il team della Silicon Villa presenterà il primo progetto editoriale rivolto ai gestori delle attività ricettive extra-alberghiere.
Il titolo del libro che verrà pubblicato entro il 2014 è “101 segreti per il successo della vostra struttura extra-alberghiera”.
Il libro sarà realizzato seguendo la filosofia 2.0 e sarà quindi aperto ai contributi di tutti!!! Per partecipare al progetto basteranno 5 minuti e chiunque contribuisca con il proprio “segreto” vedrà il suo nome pubblicato come coautore del libro e la propria struttura verrà pubblicata nel libro con nome e indirizzo Internet!

Potete scrivere il  vostro “segreto” durante l’Overbooking Café di Mercoledì 16 o potrete farlo adesso online da questo link
  rispondi a queste 5 domande e diventa coautore del libro di Silicon Villa!

Il libro sarà distribuito in tutta Italia con l’obiettivo di far crescere i numeri ed il prestigio del comparto extra-alberghiero e per rendere l’offerta turistica Italiana sempre più competitiva nel mercato internazionale (con vantaggi sia per gli operatori turistici che per il sistema Paese nel suo complesso…)
I coautori del libro potranno ordinare più copie gratuite del libro da regalare agli amici o da utilizzare come strumento di marketing!
Durata speech: 7′

3) MATERASSI MADE IN TUSCANY!: Dopo i voli pindarici dei primi 2 interventi torneremo con i piedi per terra per dare spazio ad un’azienda toscana produttrice di materassi di eccellenza (Ceprol Mt di Pistoia)
Il materasso è naturalmente un prodotto che gioca un ruolo chiave per il mondo dell’extra-alberghiero e credo che sia interessante per tutti incontrare i responsabili un’azienda locale…(tra l’altro stiamo facendo pressione perchè venga Giorgio Mastrota a fare la presentazione ma non garantiamo…!;).

Parlando in questi giorni con i proprietari dell’azienda confesso che ci si è aperto un mondo..abbiamo scoperto che esistono materassi ignifughi per hotel e B&B, materassi estivi e invernali, di cotone, di lattice, memory…tutti di alta qualità, tutti rigorosamente Made in Tuscany!
Durata speech: 7′

La Villa sarà agghindata in tema estivo e – tempo permettendo – cercheremo di ricreare il clima di un chiringuito di una spiaggia Brasiliana…(e qui tocca a Marzia – la nostra event manager – dare spettacolo!)
Proveremo anche a lanciare l’angolo cocktail…sarebbe fantastico avere dei Mohitos freschi…chissà se ce la faremo (al limite ripiegheremo su dei più semplici Gin Tonic)

Come sempre vi invitiamo a partecipare con bevande fresche, succhi di frutta, birre gelate, prosecchini e anche torte, dolci o lasagne fatte in casa…!
L’ingresso è – come sempre – completamente gratuito!

Ci vediamo il 16 Luglio 2014  @ Silicon Villa per un’altra scoppiettante, rinfrescante edizione dell’OverBooking Café Summer Edition come sempre ideata e organizzata per tutti gli operatori turistici della città!

(Articolo by Marco de la Pierre – Silicon Villa)

Sito ufficiale Mondiali di Calcio Brasile Fifa 2014 (e tutti gli slogan delle nazionali partecipanti!)

coppa del mondo brasile 2014Da Giovedì 12 Giugno (partita inaugurale Brasile-Croazia) fino a Domenica 13 Luglio (giorno della finale) si svolgeranno i Mondiali di Calcio di Brasile 2014.

Se volete sapere tutto sulle squadre partecipanti, sul calendario delle partite, sui gruppi dei gironi eliminatori, sule città che ospiteranno le partite o sulle modalità di acquisto dei biglietti vi invitiamo a visitare il sito ufficiale della manifestazione:

www.fifa.com/worldcup/

Il sito è semplice e molto usabile e vi permetterà di rimanere aggiornati sul Mondiale 24/7 anche dal vostro telefonino!

Oltre alle info specifiche sulla manifestazione del Mondiale navigando per il sito della FIFA si possono trovare sezioni interessanti quali:

– Social Responsability 
Szione dove si analizzano tutte le iniziative di “responsabilità sociale” della FIFA in giro per il mondo in termini di educazione, finanziamenti, lotta al razzismo.

Development
Sezione in cui si illustrano le iniziative intraprese dalla FIFA per sviluppare il gioco del Calcio (futsal, beach soccer, calcio femminile, lotta al doping…)

– The big Count!
Sapevate che nel mondo ci sono 265 milioni di giocatori di calcio e 5 milioni fra arbitri e dirigenti? Questo significa che circa 270 milioni di persone – il 4% della popolazione mondiale – è coinvolta attivamente nel gioco del calcio!

Visto che ultimamente si parla della FIFA nei media soprattutto per evidenziarne gli scandali e il malaffare (si pensi a Qatar 2022!) può essere interessante capire cosa di buono organizzano (con tutti i soldi che si ritrovano) per lo sviluppo del gioco – si dice – più bello del mondo (sicuramente fra i più democratici)…

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Realizzazione siti web per wedding planner

Realiazzazione sito wedding plannerIl dotFlorence team si è specializzato negli anni nella realizzazione di siti e portali della filiera lunga del turismo (B&B, Hotel, Appartamenti turistici, ristoranti, etc) e fra questi si collocano senz’altro i siti realizzati per le Agenzie di Wedding Planning, un settore in grande espansione che muove ogni anno solo in Toscana decine di milioni di Euro attraverso l’incoming di decine di migliaia di persone (fra sposi e ospiti dei matrimoni) che trascorrono in media 3 giorni sul territorio e che spendono in catering, accommodation, trasporti, fiori, tour guidati, shopping, ristoranti, etc…

Un settore dunque molto vitale in cui dotFlorence è protagonista attraverso la gestione diretta del portale più importante della regione: www.wedding-in-tuscany.com che genera ogni anno centinaia di richieste e che porta all’organizzazione di circa 50 matrimoni l’anno.

Il dotFlorence team, forte di questa esperienza diretta, ha sviluppato un forte know-how in questo settore ed è dunque in grado di comprendere rapidamente quali siano le esigenze delle Agenzie locali e nazionali di Wedding Planning in termini di content management, posizionamento SEO, strategie social, comunicazione multimediale attraverso foto e video, rapporti con i mercati internazionali, etc

Negli anni il nostro team ha lavorato con importanti Agenzie e si è occupato della strategia di comunicazione di importanti Agenzie quali:

WEDDING IN TUSCANY
www.wedding-in-tuscany.com

JOELLE MARIE PARTY AND EVENTS
joellemarie.co.uk

LUX EVENTS FLORENCE
luxevents.com

BLANC RICEVIMENTI (in partnership con wedding-in-tuscany.com)
blancricevimenti.it

FOREVER WEDDINGS ITALY
foreverweddingsinitaly.com

WEDDING IN FLORENCE
weddingflorence.it

Nel tempo i portali di Wedding Planning realizzati da dotFlorence hanno creato in modo naturale sinergie accrescendo il valore delle singole Agenzie.

Se volete rinnovare il vostro sito ed entrare a far parte del più importante network di Wedding Planner della Toscana, saremo lieti di  incontrarvi per discutere del vostro progetto web.
Contatteci pure a:

dotFlorence team
Piazza della Vittoria, 6 – 50129 Firenze
+39 055.362181 | +39 320 298 9613 (Marco de la Pierre)
Fax +39 055.0516669 |  skype me
Email: info@dotflorence.com

(Articolo di Marco de la Pierre – dotFlorence team)